Společnost INAPA s.r.o. (dále jen „společnost / firma“) vydává tyto zásady ochrany osobních údajů.
Naše firma je ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, tzv. „GDPR“ správcem Vašich osobních údajů. Tzn., že provádí jejich zpracování, určuje účel a prostředky zpracování a odpovídá za něj. Cílem zásad je poskytnout Vám přehledné a srozumitelné informace, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje.
Informace v tomto dokladu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, především pro naše zákazníky a obchodní partnery, ale v přiměřené míře se uplatní pro potenciální zákazníky a obchodní partnery (osoby, se kterými jsme nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi v kontaktu) a na bývalé zákazníky a obchodní partnery, jejichž údaje stále můžeme za určitých podmínek zpracovávat. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní na rodinné příslušníky nebo zástupce zákazníků a obchodních partnerů.
V textu se dozvíte zejména:
- jaké Vaše osobní údaje zpracováváme;
- za jakými účely a jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme;
- komu mohou být Vaše osobní údaje předány;
- po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;
- jaká máte ve vztahu k ochraně Vašich osobních údajů práva.
Pokud potřebujete poradit či projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na e-mail inapa@inapa.cz.
Zásady zpracování osobních údajů
- Vaše osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
- shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
- rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
- jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje, a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány či opraveny;
- osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
- zpracování osobních údajů probíhá způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických či organizačních opatření před neoprávněným/protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením či poškozením.
Rozsah zpracování osobních údajů
- Identifikační, adresní údaje:
- akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště, doručovací či jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firma či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
- elektronické kontaktní údaje:
- telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
- další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy:
- číslo bankovního účtu, výše plateb, případně další takové údaje;
- info o bonitě, důvěryhodnosti:
- záznamy o spotřebitelské historii a plnění platebních povinností, včetně informací z veřejných rejstříků; další osobní údaje poskytnuté Vámi ve smluvních či v jiných dokumentech, při jednáních a při využívaní našich služeb, včetně pozdějších aktualizací.
Získávání osobních údajů
Vaše osobní údaje získáváme převážně od Vás. Některé Vaše osobní údaje můžeme získávat z veřejně dostupných zdrojů. Vždy informujeme, zda je poskytnutí Vašeho osobního údaje zákonným či smluvním požadavkem, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.
Pokud získáváme osobní údaje od Vás, stává se tak zejména na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy, při osobní, telefonické či písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace e-mailem.
Veřejně dostupnými zdroji, z nichž získáváme osobní údaje, jsou zejména:
- obchodní rejstřík,
- insolvenční rejstřík,
- výjimečně sociální sítě a obecně internet, pokud údaje sami zveřejníte.
Výjimečně můžeme Vaše osobní údaje získat i od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek.
Účel zpracování
Vaše osobní údaje zpracujeme v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovat pro jiné účely, než pro které byly shromážděny.
Vaše osobní údaje zpracováváme:
- pro účely uzavření a plnění smluv, které jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí,
- pro účely našich oprávněných zájmů,
- pro marketingové účely.
a) Pro účely uzavření a plnění smluv, které jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí
Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, pro účely platného uzavření, změny a ukončení smluv, a související fakturace, reklamace a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je smluvním požadavkem. Pro tyto účely jsou zpracovány veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme. Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy, a dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv.
b) Pro účely našich oprávněných zájmů
Je možné zpracovávat osobní údaje tam, kde je potřeba chránit majetek či právo vymáhat naše oprávněné nároky. Jedná se o následující oprávněné zájmy:
- Vymáhání pohledávek / obhajoba právních nároků.
- Za tím účelem jsou zpracovány veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme. Vaše osobní údaje předáváme za účelem vymáhání našich pohledávek třetím osobám. Osobní údaje uchováváme max. po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního či obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchováváme osobní údaje během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.
- Poptávka produktů, služeb.
- Pokud jste stávající dodavatel, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovit i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s poptávkou Vašich produktů a služeb, které jsme od Vás čerpali / čerpáme. Toto oslovení může být uskutečněno různými kanály, telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (elektronická pošta a SMS zpráva). Vaše osobní údaje pro tento účel zpracováváme v omezeném rozsahu, obvykle Vaše IČO, adresní údaje a elektronický kontakt. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a naší firmou, nevznesete-li proti zpracování námitku; pak je takové zpracování okamžitě ukončeno. V případě využití zveřejněných údajů je jejich zpracování ukončeno ihned po odmítnutí nabídky.
- Nabídka produktů, služeb.
- Pokud jste stávající zákazník, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovit i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s nabídkou našich produktů a služeb, které od nás čerpáte. Toto oslovení může být uskutečněno různými kanály, telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (elektronická pošta a SMS zpráva). V té situaci zpracováváme Vaše osobní údaje v omezeném rozsahu, obvykle Vaše IČO a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a naší firmou, nevznesete-li proti tomuto zpracování námitku; pak je takové zpracování okamžitě ukončeno.
- Řízení firmy, výzkum, vnitřní vyhodnocení, reporting.
- Pro efektivnější dosažení našich obchodních cílů a přizpůsobení produktů využíváme v omezeném rozsahu Vaše osobní údaje pro potřeby statistických výzkumů, vnitřní administrativní potřeby, provádění analýz a pro interní reporting v rámci firmy. Ačkoliv za vstup pro tyto činnosti mohou sloužit Vaše osobní údaje, výsledky těchto činnosti mají obvykle anonymizovanou podobu. K dalšímu zpracování Vašich údajů v té souvislosti nedochází.
c) Pro marketingové účely
Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, adresu bydliště, můžeme využít, abychom Vám zasílali obchodní sdělení a informovali Vás o událostech, plněních či službách, které poskytujeme, za předpokladu, že jste nám udělili souhlas s tímto zpracováním. Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně 3 roky poté či do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. V případě, že nejste našimi smluvními partnery, platí Váš souhlas 3 roky od jeho udělení, případně do jeho odvolání. Po skončení platnosti a účinnosti souhlasu budou Vaše osobní údaje vymazány nebo zpracovány pouze v rozsahu a pro účely, ke kterým není dle právních předpisů Váš souhlas nutný.
Souhlas jste udělili dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat. Neudělení souhlasu, či odvolání, nemá žádné důsledky na Váš smluvní vztah a na čerpání příslušných produktů a služeb, pro které není tento souhlas potřebný. Udělený souhlas můžete odvolat osobně v kanceláři firmy či v listinné formě oznámením doručeným na adresu uvedenou v kontaktních údajích či na inapa@inapa.cz. V té souvislosti upozorňujeme na skutečnost, že odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich osobních údajů, které provádíme pro jiné účely.
Kdo má k Vašim osobním údajům přístup
Vaše osobní údaje můžeme za výše uvedenými účely předat našim smluvním partnerům, aby pro nás provedli jejich zpracování. Osobní údaje mohou být předány:
- externí advokátní kanceláři;
- zpracovatelům, kteří poskytují serverové, webové, cloudové či IT služby, či kteří jsou jejich obchodními partnery;
- dalším zpracovatelům, kteří podporují zachování důvěrnosti osobních údajů v souladu s GDPR.
Doba zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností dle platných právních předpisů, např. zákon o účetnictví, nebo zákon o dani z přidané hodnoty.
Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů
Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:
- na přístup k osobním údajům;
- na opravu;
- na výmaz („právo být zapomenut“);
- na omezení zpracování údajů;
- vznést námitku proti zpracování; a
- podat stížnost na zpracování osobních údajů.
Všechna Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na inapa@inapa.cz. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
- Právo přístupu.
- Kdykoliv můžete požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou/nejsou zpracovávány, a pokud ano, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování. Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další může Zprostředkovatel požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.
- Právo opravy.
- Kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné/neúplné.
- Právo výmazu.
- Musíme smazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost.
- Právo omezení zpracování.
- Dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit jejich zpracování tak, že je můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení výkonu nebo obhajoby právních nároků.
- Právo vznést námitku
- proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 1. 1. 2020.